| Tipologia | Decretazione |
| Numero | 2021.0000341 |
| Data | 27/05/2021 |
| Struttura Proponente | DPSS |
| Oggetto | Proroga del contratto di collaborazione coordinata e continuativa ai sensi dell’art. 409 cpc – dott.ssa Claudia Forzan |
| Contenuto | VISTO il bilancio di previsione per l’esercizio finanziario corrente da cui derivano i budget dedicati agli obiettivi e attività in capo alle strutture; VISTO l’art. 409 cpc; VISTA la decretazione n.145 del 13/03/2019 con cui è stata autorizzata la spesa relativa al contratto di collaborazione coordinata e continuativa con scadenza 30/06/2021; DATO ATTO che AdSP MAS ha ritenuto opportuno avvalersi di un collaboratore esterno per lo svolgimento delle attività di financial manager del progetto INTESA (Improving maritime transport efficiency and safety in the Adriatic), co-finanziato totalmente dal Programma di Cooperazione Transfrontaliera INTERREG Italia-Croazia e da fondi nazionali, come stabilito dalla Decretazione 2019.0000019 autorizzata il 29 gennaio 2019 e integrato dalla successiva Decretazione 2021.0000104 autorizzata il 16 marzo 2021; CONSIDERATO l’esito favorevole del controllo di legittimità della Corte dei Conti reg. n. 1 - 607 del 5 aprile 2019 relativamente al contratto sottoscritto con l’interessata prot. N. 4205 del 19 marzo 2019; ATTESO che il progetto INTESA prevedeva originariamente una programma di lavoro la cui durata era ricompresa tra il 1 gennaio 2019 e il 30 giugno 2021; DATO ATTO che le attività previste dal succitato Contratto di Collaborazione Coordinata e Continuativa sono in corso di esecuzione da parte della Collaboratrice nelle modalità e nei termini previsti; CONSIDERATO che in seguito alle misure ed alle restrizioni adottate a livello europeo e nazionale per fronteggiare la pandemia da COVID-19, l’Autorità di Gestione del Programma INTERREG Italia-Croazia con nota ufficiale inviata a tutti i Coordinatori di progetto in data 08.05.2020 (prot. ADSPMAS n. 6821 del 08.05.2020) ha dato la possibilità per ciascun progetto co-finanziato dal Programma di valutare eventuali rimodulazioni di attività e budget nonché la proroga eccezionale fino ad un massimo di 12 mesi della durata dei progetti per motivi di “forza maggiore”; CONSIDERATO che ADSPMAS, in qualità di Coordinatore del progetto INTESA ed in accordo con l’intero partenariato, ha presentato alla suddetta Autorità di Gestione del Programma una rimodulazione in termini sia di contenuti tecnici e finanziari che temporali, inclusa l’estensione della durata di implementazione del progetto per un periodo pari a n. 12 mesi, portando la data di conclusione dello stesso al 30 giugno 2022; CONSIDERATO che tale rimodulazione delle attività del progetto INTESA è stata formalmente approvata dall’Autorità di Gestione del Programma (rif. prot. AdSPMAS n. 4545 del 19.03.20219), al fine di garantire un corretto raggiungimento degli obiettivi progettuali originariamente prefissati dal progetto; CONSIDERATO che tale rimodulazione ha comportato da parte dell’Ente l’assunzione di attività aggiuntive e non originariamente prevedibili strettamente connesse anche alla gestione amministrativa e finanziaria del progetto, da svolgersi costantemente nel periodo di estensione temporale di n. 12 mesi al fine di garantire la continuità con l’implementazione progettuale precedente; TENUTO CONTO che tali attività aggiuntive consistono in: - Dare supporto all’attuazione delle attività assegnate al Committente in qualità di Capofila del progetto, gestendo gli aspetti amministrativi e finanziari e il monitoraggio dello stato di avanzamento della spesa nel corso di tutti i 12 mesi di proroga della durata del progetto, in coordinamento con i partner di progetto e le strutture competenti del Committente. Ovvero provvedere alla realizzazione delle seguenti attività: o predisporre tutta la documentazione amministrativa e finanziaria necessaria (report periodici di natura descrittiva e finanziaria inerenti le attività svolte dal progetto) per l’aggiornamento dei partner in merito alla implementazione complessiva del progetto nel corso dei 12 mesi di estensione temporale del progetto; o mantenere i contatti quotidiani, attraverso e-mail, telefono e video-chiamate, con gli organi di Programma (Segretariato Tecnico, Autorità di Gestione, Autorità di Certificazione e Pagamento) in relazione agli aspetti finanziari relativi al sesto e al settimo periodo di implementazione progettuale e, contestualmente, provvedere ad informare tutta la partnership in merito alle scadenze e ad eventuali informazioni e indicazioni operative; - Gestire il piano finanziario dell’intero progetto, segnalando tempestivamente al Committente le eventuali criticità e problematiche relative al mancato raggiungimento della spesa prevista per i due nuovi periodi della durata progettuale e del possibile evolversi della pandemia COVID-19. Ovvero provvedere, nel periodo compreso tra il 01.07.2021 e il 30.06.2022, allo svolgimento delle seguenti attività: o monitorare i processi di spesa e di pagamento relativi agli impegni finanziari conseguenti all’estensione della durata progettuale; o aggiornare e, se necessario, modificare le tabelle per il monitoraggio delle risorse allocate e di quelle spese per verificare il corretto andamento del progetto, sia per quanto attiene ad AdSPMAS che ai partner progettuali; o predisporre prospetti finanziari periodi da inviare all’Autorità di Gestione del Programma ai fini del monitoraggio delle performance finanziarie del progetto nel corso dell’ultimo anno di implementazione dello stesso, anche ai fini di evidenziare l’impatto della pandemia sull’avanzamento del progetto; - Effettuare la rendicontazione delle spese sostenute dal Committente nell’ambito del progetto, predisponendo ulteriori n. 2 report finanziari periodici, inizialmente non previsti e obbligatori ai sensi dall’Addendum al Subsidy Contract sottoscritto da AdSPMAS con l’Autorità di gestione del Programma IT-HR, in seguito alla concessione della proroga della durata progettuale, ovvero quello relativo al periodo 6 (dal 01.07.2021 al 31.12.2021) e al periodo 7 (dal 01.01.2022 al 30.06.2022). Tale attività dovrà essere svolta assicurando e supportando la verifica e certificazione delle spese sostenute a cura di un professionista esterno secondo le regole del Programma. Nel dettaglio l’attività può essere così descritta: o raccolta della documentazione relativa ai processi di spesa e pagamento per la predisposizione e trasmissione di n. 2 ulteriori fascicoli di rendicontazione, rispettivamente riferiti al periodo 6 e al periodo 7; o supporto ai PP nella redazione dei loro rendiconti finanziari finali (riferiti al periodo 6 e al periodo 7) e verifica delle relative certificazioni delle spese da inserire all'interno dei report di progetto; o compilazione di n. 2 report finanziari, per conto di AdSPMAS e dell’intero partenariato, consistenti nella descrizione puntuale delle spese sostenute; o supporto nel corso delle attività di controllo di primo livello e nel caso di ulteriori controlli di secondo livello, attraverso la partecipazione agli incontri con il Controllore di Primo livello per la certificazione delle spese e con eventuali auditor in caso di ulteriori verifiche in loco; - supportare il Committente e la partnership di progetto nella predisposizione di eventuali modifiche ai piani finanziari di dettaglio, relativi al periodo 6 e 7 di implementazione progettuale, in virtù delle spese già effettivamente sostenute e a eventuali economie determinate dalle misure COVID-19; - predisporre la documentazione per le procedure di affidamento di incarichi a fornitori esterni che dovessero rendersi necessarie nel corso dei 12 mesi di proroga della durata progettuale a seguito delle misure COVID-19. Nel dettaglio l’attività consiste in: o predisposizione degli atti interni per l’impegno di spesa relativo all’estensione dei contratti in essere con fornitori esterni e corrispondenza con gli stessi per la formalizzazione dei rapporti contrattuali aggiornati (quali, a titolo di esempio, l’attività di Controllo di Primo Livello); o predisposizione di tutti gli atti interni relativi alle procedure di affidamento di servizi/attività aggiuntive da esperirsi in seguito all’estensione temporale della durata del progetto (quali, a titolo di esempio, l’organizzazione di un evento locale da programmarsi nell’autunno 2021 e dell’evento finale previsto per il mese di maggio/giugno 2022); - Partecipare agli incontri di partenariato aggiuntivi che si rendono necessari nel periodo di estensione temporale del progetto: o partecipazione ad almeno a n. 2 incontri di coordinamento (Steering commitee e meeting tecnici) con il partenariato di progetto, inizialmente non previsti e da svolgersi, secondo quanto stabilito nel partnership Agreement, in ciascuno dei due semestri di proroga progettuale; o partecipazione ai meeting bilaterali con i PP, qualora richiesti e valutati necessari per assicurare la corretta implementazione progettuale, e a eventuali meeting internazionali nel corso di tutti i 12 mesi di estensione progettuale; - identificazione e definizione di nuove modalità per l’organizzazione e la realizzazione di eventi/seminari e altre iniziative di comunicazione e disseminazione previste dal progetto, alla luce delle misure COVID-19: o coordinamento con gli stakeholders locali destinatari delle attività di comunicazione per l’individuazione delle modalità alternative per la realizzazione di incontri di presentazione del progetto nonché incontri tecnici; o coordinamento con le strutture interne di AdSPMAS per la realizzazione dei suddetti incontri attraverso le piattaforme di comunicazione messe a disposizione dall’Ente; - Provvedere alla corretta archiviazione di tutti gli ulteriori documenti (in formato cartaceo ed elettronico) inerenti gli aspetti finanziari del progetto, in modo da garantire che negli anni successivi alla conclusione del progetto gli stessi risultino accessibili per eventuali controlli; - Redigere mensilmente una relazione sulle attività svolte. CONSIDERATO che l’Autorità di Gestione del Programma ha riconosciuto la necessità di mantenere una gestione attiva del progetto, approvando l’allocazione di spese aggiuntive per la gestione amministrativa e finanziaria del progetto anche nel periodo di estensione progettuale e che pertanto è garantita un’adeguata copertura finanziaria per il personale (interno ed esterno all’Ente) dedicato a tale attività; PRESO ATTO CHE l’Ente ha ritenuto opportuno avvalersi di tale collaborazione esterna in quanto il personale che appartiene all’Area Ricerca e Sviluppo Progetti, che è in possesso delle necessarie competenze per lo svolgimento dell’incarico, ha un carico di lavoro tale da non consentire ulteriori assegnazioni. L’Area Ricerca e Sviluppo Progetti si occupa infatti di: - Attività progettuale che comporta la predisposizione di tutta la documentazione necessaria per l’approvazione del progetto (studio bandi, domanda di finanziamento, ecc); - Attività gestionale che comporta il coordinamento con il Partenariato e con gli Organi del Programma soprattutto quando l’Ente è Lead Partner ma anche nel caso sia Project Partner; - Attività di rendicontazione che comporta la sistematica definizione contabile e reportistica delle spese ammissibili del progetto. CONSIDERATO che alla struttura indicata attualmente sono assegnate cinque persone assunte con un contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato: un Quadro di fascia A, responsabile dell’Area, un Quadro di fascia B, un’impiegata di 1° livello, con impegno orario a tempo parziale, un’impiegata di 2° livello, con impegno orario a tempo parziale e un impiegato di 4° livello con impegno orario a tempo parziale; • attualmente ci sono quattro rapporti di collaborazione coordinata e continuativa in corso con onere a carico rispettivamente dei progetti REMEMBER, CLEANBERTH, INTESA E PROMARES; • oggi l’Area gestisce i seguenti 15 progetti (di cui quattro come capofila) nell’ambito dei programmi CEF/TEN-T e della Cooperazione Territoriale Europea, che ricevono finanziamenti europei e sta lavorando sul profilo progettuale per svilupparne di nuovi nell’ambito della programmazione 2021-2027. N. 9 PROGETTI TEN-T / CONNECTING EUROPE FACILITY (CEF) POSEIDON MED II: € 147.000 MOS VENEZIA-PATRASSO: € 35.000 URSA MAJOR NEO: € 96.000 GAINN4SEA: € 10.666 VENICE LNG FACILITY: € 46.000 VENETO INTERMODAL: € 432.500 GREEN C PORTS: € 310.000 VENICE CHANNELING: € 850.000 EALING: € 145.000 N. 6 PROGETTI DI COOPERAZIONE TERRITORIALE INTESA: € 481.500 PROMARES: € 230.000 REMEMBER: € 330.000 INTERGREEN NODES: €162.000 CLEANBERTH: € 181.600 SUSPORTS: € 572.000 Le attività svolte, da parte del personale interno che è in possesso del profilo professionale necessario per la copertura del ruolo, per i suddetti progetti, riguardano il corretto svolgimento e il monitoraggio costante delle attività assegnate all’Ente in linea con gli obiettivi del progetto europeo, secondo le regole e le tempistiche date dal programma finanziatore, ivi comprese tutte le procedure di affidamento per acquisti di beni e servizi nonché l’organizzazione di incontri di progetto e gli eventi di disseminazione. Nei casi in cui l’Ente sia capofila, inoltre, le attività si estendono anche al coordinamento costante dei partner di progetto e al ruolo di interfaccia tra gli stessi e gli organi del programma finanziatore. Il personale in questione si occupa anche dell’attività di financial manager nei 9 progetti TEN-T / CONNECTING EUROPE FACILITY (CEF), mentre, per quanto riguarda gli 6 progetti di COOPERAZIONE TERRITORIALE, tale attività è esternalizzata pur rimanendo in capo all’Ente il coordinamento e la verifica di quanto effettivamente svolto. Si segnala che per i seguenti 11 progetti, pur essendosi conclusi formalmente nel 2019-2020, risultano ancora in corso le attività di rendicontazione, controllo di secondo livello e verifica dei pagamenti da parte degli Organi di Gestione ed Audit dei Programmi finanziatori: FRESH FOOD CORRIDORS: € 190.000 GAIN4CORE & 4MOS: € 150.000 STM: € 30.000 GREENERSITES: € 431.700 SECNET: € 248.500 BEAT: € 109.300 CHARGE: € 99.000 TALKNET: € 388.251 SUPAIR: € 178.000 NEWBRAIN: € 143.000 Si segnala inoltre, che il programma finanziatore può effettuare ulteriori controlli di II livello (sia contabili che di realizzazione fisica delle opere) fino a cinque anni successivi alla data di conclusione del progetto medesimo. Per quanto attiene l’attività progettuale, il personale interessato cura le domande di finanziamento ai vari bandi dei programmi europei che si aprono durante l’anno. Si tratta di un lavoro che impegna l’Area costantemente, in quanto, è necessario monitorare i bandi e le altre opportunità di finanziamento, predisporre tutta la documentazione amministrativa in lingua inglese, negoziare i budget con i partner e individuare le idee progettuali e illustrare ai funzionari delle istituzioni europee il progetto, in occasione degli eventi di presentazione dei bandi (Infoday). DATO ATTO che permangono quindi, da parte di AdSPMAS, le ragioni di opportunità, alla luce dell’organico interno, di avvalersi di un collaboratore esterno per l’esecuzione delle suddette attività nonché che è opportuno e vantaggioso per l’Ente garantire la continuità dell’esecuzione delle attività da parte della Collaboratrice, in quanto già conoscitrice esperta del progetto e delle modalità della sua implementazione; PRESO ATTO che la spesa di cui alla presente collaborazione non rientra nel computo del massimale previsto dall’art. 14 del decreto legge n. 66 del 2014 in quanto il budget è rimborsato al 100% da fondi esterni; CONSIDERATO che l’efficacia della proroga del contratto è subordinata all’esito positivo del controllo preventivo di legittimità della Corte dei Conti – Ufficio di Controllo di Legittimità sugli atti, ai sensi dell’art. 3 comma 1 della Legge 20/1994 come modificato dall’art. 17 comma 30 del D.L. 78/2009 convertito con Legge n. 102/09; TENUTO CONTO che gli estremi dell’incarico, nonché il curriculum, vitae saranno pubblicati nella sezione “Amministrazione Trasparente” dell’Ente, Decreta • di prorogare il contratto di Collaborazione Coordinata e Continuativa con la collaboratrice Claudia Forzan per la conduzione dell’attività di Financial Manager nell’ambito del progetto INTESA, attribuendo alla collaboratrice stessa le ulteriori attività descritte in premessa, per tutta la durata dell’estensione progettuale dello stesso progetto (dal 01.07.2021 al 30.06.2022); • di impegnare la somma complessiva di € 26.600,00 (di cui € 19.800,00 per compensi, € 5.000,00 per contributi previdenziali, € 50,00 per contributi assistenziali e € 1.750,00 per IRAP) equamente suddivisa nel 2021 e 2022. La spesa trova adeguata copertura sulla decretazione n. 19 del 2019. |
| Spesa Prevista | 26.600,00 |
| Principali Documenti | |
| Allegati | 2021.0000341_decretazione.pdf |